Procedura wyjazdowa na staże zagraniczne dofinansowane z SET

Ważna informacja: wyjazdy dofinansowane ze środków naszego projektu muszą zostać zrealizowane do 31 sierpnia 2015 roku. Jest to termin nieprzekraczalny i prosimy o uwzględnienie tego w Państwa aplikacjach.

Uwagi ogólne:

1. Procedura wyjazdowa w ramach projektu SET dodaje kilka elementów do standardowej procedury Działu Współpracy Międzynarodowej (DWM). Do zakresu kompetencji DWM należy przyjmowanie gotowych wniosków wyjazdowych i prowadzenie rozliczeń staży zagranicznych. Z procedurą obowiązującą w DWM można zapoznać się pod adresem www: http://www.dwm.uj.edu.pl. Numer kontaktowy do Działu: 12-663-11-05.

2. Projekt nie dofinansowuje udziału w konferencjach, kwerendach bibliotecznych i w stażach wyłącznie badawczych. Koszty przypisane we wniosku wyjazdowym do jednego z rzeczonych działań są kosztami niekwalifikowanymi i jako takie nie mogą być pokryte z budżetu SET.

3. Każda zmiana warunków stażu w stosunku do opisanych we wniosku aplikacyjnym do projektu (np. termin wyjazdu, wysokość opłaty za udział w szkole lub stażu) wymaga akceptacji Kierownika Projektu. W tym celu należy złożyć w Biurze SET pismo opisujące powód zmiany wraz z załączoną kopią wniosku wyjazdowego (o ile zmiana następuje po jego złożeniu). W przypadku skrócenia czasu pobytu, kwota dofinansowania zostanie proporcjonalnie zmniejszona.

4. Łączna kwota wydatków finansowanych ze środków SET na wniosku wyjazdowym nie może przekroczyć wysokości przyznanego dofinansowania. Jednocześnie należy pamiętać o tym, iż wysokość przyznanego dofinansowania może być niższa, niż wnioskowana kwota. Fakt ten należy uwzględnić podczas składania wniosku wyjazdowego. W związku z powyższym zaleca się sprawdzenie w Biurze SET przyznanej kwoty dofinansowania przed złożeniem wniosku wyjazdowego.

Procedura składania dokumentów przed wyjazdem:

>>Instrukcje Krok Po Kroku do pobrania w wersji PDF>>

 

Najpóźniej 20 dni przed datą wyjazdu należy do Biura projektu SET osobiście dostarczyć :

1.Dokumenty związane z przystąpieniem do udziału w projekcie:

Dokumenty udziału w Projekcie: formularz PEFS 2007, deklaracja udziału w projekcie, oświadczenie o przetwarzaniu danych osobowych - wersja polska

UWAGA: Wszystkie ww. dokumenty muszą mieć wpisaną taką samą datę uzupełnienia.

Osoby, które są już beneficjentami projektu (wcześniej wyjeżdżały na staż zagraniczny z projektu, są uczestnikami studiów doktoranckich lub programu dla post-doków) nie muszą składać ww. dokumentów ponownie. Powinny tylko potwierdzić aktualność danych kontaktowych zgłoszonych wcześniej.

2.Wniosek wyjazdowy

Wniosek sporządzony na formularzu DWM składa się celem nadania mu tzw. Nr obligo (rezerwacji środków na wyjazd), nr PSP (oznaczenie źródła finansowania) oraz podpisu dysponenta środków (Kierownika Projektu).

Instrukcja wypełnienia wniosku wyjazdowego jest dostępna pod adresem www:
http://www.dwm.uj.edu.pl/procedury-wyjazdowe/formalnosci/skladanie-wnioskow

Informacja o możliwości odbioru gotowego wniosku wyjazdowego zostanie przekazana drogą elektroniczną po upływie 2-5 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące procedury wyjazdowej lub wypełnienia wniosku wyjazdowego udziela tylko i wyłącznie DWM.

Rezerwacja i zakup biletów 

Obsługę pracowników, doktorantów oraz studentów UJ w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych i kolejowych, prowadzi firma Netmedia Business Travel sp. z o.o. Szczegóły znajdują się są na stronie: http://www.dwm.uj.edu.pl/procedury-wyjazdowe/formalnosci/bilety.

Procedura rozliczenia finansowego wyjazdu

Podstawą do opłacenia lub zwrotu kosztów związanych z wyjazdami zagranicznymi jest faktura VAT. 

  1. Rozliczanie faktur (opłaty za bilet lotniczy, hotel, udział w szkole lub stażu):

W przypadku faktur zagranicznych należy dopilnować, aby na fakturze znajdowały się kompletne dane do przelewu: nazwa konta, na które ma być dokonany przelew, nazwa i adres banku, numer SWIFT/BIC oraz numer IBAN.

Decyzją Narodowego Centrum Badań i Rozwoju (instytucja pośrednicząca) opłaty za szkoły/ szkolenia są zwracane tylko na podstawie faktury.

W przypadku opłat za szkoły i staże konieczne jest dostarczenie przed zapłatą oryginału faktury lub faktury proforma (wersja papierowa lub faktura elektroniczna).

 

  • Faktury do zapłaty przelewem ze środków uniwersyteckich

Faktura musi być wystawiona na Uniwersytet Jagielloński z terminem płatności minimum 14 dni.

 

Dane do faktury:

Uniwersytet Jagielloński

Ul. Gołębia 24

31-007 Kraków

NIP: 675-000-22-36

 

Na odwrocie faktury należy dopisać:

 

Potwierdzam odbiór usługi

…………………………………………………………….

(data i podpis stażysty)

Na fakturze w polu "Odbiorca" lub "Nabywca" powinny się znajdować wyłącznie w/w dane (bez imienia i nazwiska, nazwy wydziału, instytutu itp.).

Imię i nazwisko osoby ubiegającej się o dofinansowanie powinno się znaleźć w opisie/tytule transakcji.

WAŻNE: Natychmiast po wystawieniu, faktura powinna być dostarczona do DWM i po sprawdzeniu zgodności z wnioskiem wyjazdowym przekazana do Biura projektu.

Faktury, które wpłyną do Biura projektu po terminie zapłaty nie mogą być zapłacone ze środków projektu (zgodnie z decyzją Kwestury).

  • Faktury opłacane ze środków własnych


Faktury opłacane ze środków własnych powinny być również wystawione na Uniwersytet Jagielloński (dane powyżej).

Fakturę wraz z potwierdzeniem zapłaty (np. wyciąg z konta bankowego) należy dostarczyć do DWM, po wcześniejszym złożeniu wniosku wyjazdowego.

Na odwrocie faktury opłacanej ze środków własnych należy dopisać

Potwierdzam odbiór usługi/towaru. Fakturę opłaciłem/am ze środków własnych, proszę o zwrot na konto nr:………………………………………………………………………" (wpisać nr konta)

……………………………………………
(data i podpis stażysty)

 

  1. Zaliczki przed wyjazdem:

Przed wyjazdem możliwe jest wypłacenie maksymalnie 80% kwoty przeznaczonej na diety we wniosku wyjazdowym (decyzją Narodowego Centrum Badań i Rozwoju – IP w projekcie). Pozostałe środki zostaną wypłacone po powrocie przy końcowym rozliczaniu wyjazdu.

Procedura składania dokumentów po powrocie

  • Najpóźniej 14 dni po powrocie należy zgłosić się DWM w celu rozliczenia wyjazdu.
  • Najpóźniej 30 dni po powrocie należy dostarczyć do Biura projektu:

     

    • potwierdzenie odbycia stażu/udziału w szkole (dokument wystawiany przez jednostkę, w której był odbywany staż lub certyfikat ukończenia szkoły)
    • sprawozdanie merytoryczne z wyjazdu zagranicznego.

      Sprawozdanie należy najpierw przesłać w wersji elektronicznej na adres: set@uj.edu.pl.

      Po otrzymaniu informacji zwrotnej o zaakceptowaniu sprawozdania przez odpowiedniego koordynatora obszaru w projekcie SET, należy dostarczyć do Biura projektu papierową wersję sprawozdania z podpisem kierownika jednostki potwierdzającym efekty wyjazdu dla rozwoju jednostki. Musi to być ta sama osoba, która zatwierdzała  planowane efekty wyjazdu dla jednostki (na etapie aplikacji na staż).